631/X. - Einführung der digitalen Ratsarbeit

Vorlagennummer	631/X.
Beratungsart	öffentlich

Drucksache und Anlagen:

• Einführung von Tablet-PCs sowie einer Si.pdf

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Kleve beschließt die Verwaltung zu beauftragen, den Ratsmitgliedern der Stadt Kleve jeweils ein IPad sowie die Sitzungsdienst-App „i-Rich“ zur Verfügung zu stellen und den Nutzerinnen und Nutzern, die ihre Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit erklären, entsprechende Schulungen anzubieten. Zur Einbindung der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger wird ein Pool von acht IPads zur Verfügung gestellt, der von den Fraktionen verwaltet wird.

Sachverhalt:

Die komplette Digitalisierung der Gremienarbeit ist Ziel von Politik und Verwaltung. Durch den Einsatz einer Sitzungsdienst-App kann dem geänderten Nutzerverhalten mit einem zeitgemäßen Angebot Rechnung getragen werden. Die Teilnahme an der mobilen Gremienarbeit mittels eines Tablets ermöglicht den elektronischen Versand der Einladungen sowie die elektronische Bereitstellung der Sitzungsvorlagen und der Niederschriften.
Die Nutzung der zur Verfügung stehenden Sitzungsdienst-App ist derzeit ausschließlich mit Apple-Tablet-PCs (IPad) möglich.

Nach Auswertung der durch die Verwaltung initiierten Umfrage zur digitalen Ratsarbeit hat sich die Mehrheit der Ratsmitglieder für eine kostenlose Beschaffung der IPads bei ausschließlicher Nutzung zur digitalen Ratsarbeit entschieden. Des Weiteren möchten vier Ratsmitglieder ihr eigenes IPad zur Nutzung der Sitzungsdienst-App einsetzen. Drei Ratsmitglieder möchten die digitale Ratsarbeit nicht in Anspruch nehmen. Somit sind 37 Geräte für die Ratsmitglieder erforderlich.

Als Ausstattung für die Nutzung im Zusammenhang mit der Mandatsausübung ist aktuell ein Apple IPad Pro mit 32 GB Hauptspeicher zu einem Preis von zurzeit ca. 520,00 Euro geeignet. Für jedes Gerät ist die Anschaffung einer Schutzhülle sinnvoll, so dass sich die Anschaffungskosten je Nutzer auf ca. 560,00 Euro summieren. Neben der Nutzung der Sitzungsdienst-App wird auch die Möglichkeit einer privaten Aktivität zur Verfügung gestellt. Somit kann ein solches Mandats-IPad sowohl als Arbeits- und als generelles Informationsmedium genutzt werden.

Bei der Prüfung war ebenfalls zu berücksichtigen, dass sich die Möglichkeit der digitalen Ratsarbeit auch auf die Arbeit in den Ausschüssen und Gremien erstreckt, so dass der Personenkreis der weiteren Ausschuss- und Gremienmitglieder ebenfalls hinzuzurechnen ist und dass die zur Verfügung gestellten Geräte einem regelmäßigen Austausch (Nutzungszeit bis zu 5 Jahre) mit den entsprechenden finanziellen Auswirkungen unterliegen.

Für den Rat der Stadt Kleve und seine Ausschüsse sind insgesamt 177 Geräte erforderlich. 37 Geräte für die Mitglieder des Rates sowie 140 Geräte für Ausschuss- und Gremienmitglieder. Die Kosten für eine komplette Ausstattung, belaufen sich unter Berücksichtigung des o. a. Betrages auf 99.120,00 Euro. Die jährlichen Kosten für die Nutzung der App und für den Support belaufen sich auf 3.000,00 Euro. Der errechnete Einsparungsbetrag unter Berücksichtigung der personellen Ressourcen sowie der Aufwendungen für Materialien wurde mit durchschnittlich 16.000,00 Euro festgestellt. Eine kostenlose Bereitstellung von IPads durch die Verwaltung für die Ratsmitglieder sowie die Ausschuss- und Gremienmitglieder kann daher rein monetär nicht wirtschaftlich dargestellt werden.

Gemäß dem Ergebnis aus der o.g. Umfrage sind für die Ausstattung der Ratsmitglieder 37 Geräte erforderlich. Unter Berücksichtigung des o. a. Betrages belaufen sich die Kosten auf 20.720,00 €. Die jährlichen Kosten für die Nutzung der App und für den Support belaufen sich auf 3.000,00 Euro. Der errechnete Einsparungsbetrag unter Berücksichtigung der personellen Ressourcen sowie der Aufwendungen für Materialien wurde pro Jahr mit durchschnittlich 12.500,00 Euro festgestellt.

Für die Einbindung der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger soll in der aktuellen Ratsperiode ein Pool von acht IPads (CDU 3, SPD 2, Grüne , FDP und OK je 1) zur Verfügung gestellt werden, der von den Fraktionen verwaltet wird. So kann die digitale Ratsarbeit in den jeweiligen Sitzungen mit Beteiligung der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger gewährleistet werden. Unter Berücksichtigung des o. a. Betrages belaufen sich die Anschaffungskosten auf 4.480,00 €. Der errechnete Einsparungsbetrag unter Berücksichtigung der personellen Ressourcen sowie der Aufwendungen für Materialien wurde hier pro Jahr mit durchschnittlich 3.000,00 Euro festgestellt.

Die Anschaffungskosten der insgesamt 45 Geräte (Ratsmitglieder und IPad-Pool für sachkundige Bürgerinnen und Bürger) werden investiv verbucht und über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben. Der jährliche Aufwand durch Abschreibung beträgt circa 5.040,00 €. Da für investive Anschaffungskosten die Investitionspauschale berücksichtigt wird, wird der Sonderposten buchhalterisch über einen Zeitraum von 5 Jahren aufgelöst. Die Buchungen durch Abschreibung und Auflösung des Sonderpostens sind somit ergebnisneutral.

Gesamtkosten/Einsparung:

Anschaffungskosten: 25.200,00 € (45 Geräte)
Jährliche Kosten: ca. 3.000,00 € (Support)
Einsparung: ca. 15.500,00 € (jährlich)

Eine Amortisierung der zu beschaffenden 45 Geräte kann somit nach 2 Jahren erreicht werden.

Mit Ablauf der Ratsperiode ist eine Umstellung auf eine neue Sitzungsdienstversion sinnvoll. Damit könnten in der neuen Ratsperiode auch Android-Geräte genutzt werden. Eine erneute Kostenermittlung zur Entscheidung über die Einbindung aller Ausschuss- und Gremienmitglieder wird dann erfolgen.

Für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der digitalen Gremienarbeit wird die Verwaltung eine Schulung anbieten und darin insbesondere die Funktionen der Sitzungsdienst-App vermitteln. Die Einsatz der digitalen Ratsarbeit soll nach der Sommerpause 2017 starten.

Die Bereitstellung von Papierunterlagen für die Besucherinnen und Besucher von Ausschuss- und Ratssitzungen wird weiterhin gewährleistet.

Beratungsweg:

Hier können Sie den Beratungsweg und die Beschlussfassungen der Vorlage verfolgen

Haupt- und Finanzausschuss, 29.03.2017

Wortbeitrag:

Verwaltungsdirektorin Keysers erläutert die Drucksache. Auf Nachfrage von StV. Cosar und StV. Dr. Merges teilt Amtsrat Boltersdorf mit, dass die Mehrheit der Ratsmitglieder erklärt habe, die IPads kostenfrei bei ausschließlicher Verwendung für die Ratsarbeit nutzen zu wollen. Die Verwaltung sehe in dem IPad aber vielmehr ein Informationsmedium, welches für die Ratsarbeit genutzt werden könne. Die Nutzung werde daher nicht nur auf die digitale Ratsarbeit beschränkt, was zudem einen höheren Support nach sich ziehen würde. Durch die Beschaffung der Geräte über das Kommunale Rechenzentrum, über das die Geräte auch versichert seien, könnten Einsparungen erzielt werden. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Kleve einstimmig, dem Beschlussvorschlag der Drucksache zu folgen.

Rat, 05.04.2017

Beschluss:

Der Rat der Stadt Kleve beschließt einstimmig die Verwaltung zu beauftragen, den Ratsmitgliedern der Stadt Kleve jeweils ein IPad sowie die Sitzungsdienst-App „i-Rich“ zur Verfügung zu stellen und den Nutzerinnen und Nutzern, die ihre Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit erklären, entsprechende Schulungen anzubieten. Zur Einbindung der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger wird ein Pool von acht IPads zur Verfügung gestellt, der von den Fraktionen verwaltet wird.

Wortbeitrag:

Auf Nachfrage von StV. Dr. Meyer-Wilmes stellt Verwaltungsdirektorin Keysers das Umfrageergebnis dar.

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